Mindenki találkozott már olyan bosszantó apróságnak tűnő viselkedéssel, ami kisiklatja vagy teljesen meg is akasztja a beszélgetés folyamát. A jó hír az, hogy minden ilyen jelenségnek – legalábbis tárgyalás facilitálási szinten – könnyen kezelhető oka van. Ha mélyebben, tudatosan belemegyünk a témába, és feltárjuk a mögöttes okokat, akkor könnyen rálelhetünk a zavaró közbeszólásokat és az akadályozó passzivitást jól kezelő módszerekre. Cikkünkből elleshető pár ügyes trükk!
A csoport három tartóoszlopa
Ahhoz, hogy megértsük, mik az akadályozó tényezők, előbb érdemes pontosan meghatározni, mit várnánk el a jó működés érdekében, mi is az, hogy helyes viselkedés. A csoportszerepek jól meghatározható keretrendszert adhatnak. Ezek mentén három fő csapásirányt állapíthatunk meg: a csoport megalakulását és fenntartását célzó, a feladatmegoldásra orientált és a diszfunkcionális, akadályozó viselkedést. Bár úgy tűnik, e hármasból csupán az első kettő fontos, mindháromnak kritikus szerepe van egy jól működő csapatban. A csoport megalakulása és fenntartása a célok elérését szolgálja, míg az akadályozó tényezők időről időre próbára teszik a csoport adaptív és önszabályozó képességét. Egy jó egyensúlyi állapotban a csoport éppen elegendő nyomás alatt felkészült és rugalmas tud lenni az eléjük kerülő kihívásokkal szemben, túl nagy vagy eddig nem ismert feladattal szembenézve pedig nyitott a változásra is.
Facilitáló visszajelzés
Van, hogy az éppen felszólaló résztvevő annyira belelendül a mondandójába, hogy lehetetlennek látszik leállítani. Az ilyen túl részletes beszámolók úgy tűnhetnek, igenis fontosak a téma kifejtéséhez, viszont közel sem áll elég idő rendelkezésre azokra. Ilyenkor ügyes taktika, ha hagyjuk, hogy maga a csoport kezelje a helyzetet: a hosszabb anekdotákba rendszerint beleszól egy unatkozó résztvevő, ekkor pedig alkalmunk lehet udvariasan újra átvenni a szót, és tovább lendíteni a beszélgetést.
Megint más eset, de hasonlóan kihívást jelenthet, ha a résztvevő távol marad a beszélgetéstől. A látszólagos passzivitás mögött gyakran nagyon hasznos erőforrások bújnak meg, így érdemes megpróbálni bevonni a hallgató résztvevőt. Kérjük ki a véleményét, válaszait, esetleges hozzászólásait emeljük ki, mutassunk rá hasznosságára!
A tárgyalástechnika színfalai mögött: Szerepek és viselkedés a tárgyaláson
…A tárgyalási folyamatot leginkább támogató viselkedés a partneri hozzáállással érhető el. Ekkor a felek egyenrangú, egymást kiegészítő részei a személyközi tranzakcióban. Saját igényeiket ismerik és a másik felé is tiszteletet gyakorolnak ugyanezen a téren. A partnerként viselkedő tárgyaló kommunikációját őszinteség, egyenesség és kiszámíthatóság jellemzi. Érzelmeit kimondja és tárgyilagosan kezeli, nem hagyja, hogy döntéseit azokból fakadó motiváció határozza meg.
Egy jó partneri tárgyalófél tisztában van az őt megillető jogokkal és ezt tiszteli a másik fél esetében is. …
A kiemeléssel, elismeréssel azonban túlzásba is eshetünk, így nem árt, ha óvatosak vagyunk ezzel a módszerrel. Egy-egy vélemény kiemelésével olyanok is bátorítást kaphatnak, akik ugyan egyetértenek a témával, de fokozott részvételük csak gátló tényező. A bedobott témára azonnal harapó résztvevők – szerepükből adódóan – a megszerzett figyelemmel könnyedén elterelhetik a témát. A csapongó résztvevő nem odaillő hozzászólását legcélszerűbb egyszerűen csak megköszönni. A váratlan elismerés épp elég ideig megakasztja a résztvevőt ahhoz, hogy visszatereljük a beszélgetés sodrát a megfelelő mederbe.
Egy kép többet mond(hat) ezer szónál!
Nem titok, hogy a száraz, sok adatot feldolgozó szakaszokat szerencsés feltölteni valamilyen szemléltető eszközzel. A legtöbbször elég egy egyszerű, szóbeli összehasonlítás. A résztvevőket könnyen magával ragadhatja, ha építünk vizuális képzelőerőjükre. „Ez annyit tesz, hogy évente több mint 3 stadionnyi emberhez sikerrel el tudjuk juttatni a termékbemutatót. Képzeljük csak el, mekkora reklámereje van ennek!”
A jó szemléltetésnek számos célja és módja is lehet. A szóbeli mellett gyakori és kedvelt a képi megjelenítés. Ilyenkor érdemes könnyen befogadható ábrákat alkalmazni, hiszen a kevesebb néha több! Az ilyen, vizuális módszereknél is kritikus, hogy a célcsoport és maga a személtetés célja pontos legyen. A zavaros, túlbonyolított vagy többszörösen összetett gondolatok általában csak rontják a közhangulatot és éppen annak frissítő szerepét akadályozzák.
Ahová kifutnak a szálak
A konszenzus kialakítására néhányan ösztönösen képesek, azonban jó, ha ezzel módszeresen is megismerkedünk. A konszenzust elérni a különböző személetmódok ellenére is csak a közös célt szem előtt tartva lehet, miközben saját érdekeinket egy pillanatra sem szorítjuk háttérbe. Ezt a kooperatív magatartást tudatosan ki kell emelni, érdemes már az elején szembesíteni a csapatot, hogy a hatékony együttműködés a megszokottnál több időt vesz majd igénybe, de az eredményért mindenképpen megéri.
Sok múlik persze azon is, hogy a folyamatot végig figyelemmel kísérjük, közben is támogatjuk. Érdemes tagolással ellenőrizni, mindenki tudja-e hol tartunk, van-e fel nem tett kérdés. A részösszegzés, az áttekinthető szakaszokra bontás csodákra képes!
Jó hír, hogy a moderálás, tárgyalások facilitálása olyan szakmai kompetenciákat igényel, amelyek a megfelelő szakmai támogatással és időráfordítással könnyedén fejleszthetők. Látogasson el Facilitálás tréningünkre, és ne hagyja ki a lehetőséget, hogy további készségfejlesztő programjainkon is valós változást érjen el!
A tréninggel kapcsolatos kérdéseivel keresse bizalommal kollégáinkat!
| Gáspár Zsóka |
|---|
| Tréningágazat-vezető |
| info@treningakademia.hu |
| +36 1 887 2326 +36 30 261 5809 |
