Az első benyomás kialakítása – Hogyan segít nekünk a protokoll?

Az üzleti etikett és protokoll a fejlesztő tréningek egy olyan mostohagyermeke, akit csak akkor vesznek elő, ha már mindenki más sorra került. De vajon miért? A legtöbb kommunikációs képzés, legyen szó asszertív kommunikációról, tárgyalástechnikáról, prezentációról, valahogy így kezdődik:

„Az első benyomás 7 másodperc alatt alakul ki…”

Vagyis, ami alapján a másik fél véleményt alakít ki magában rólunk, az nem a szakmai felkészültségünk és nem a lehengerlő előadásmódunk. Ez a 7 másodperc nagyjából annyi, hogy belépünk a szobába, teszünk három lépést, kezet fogunk és bemutatkozunk… vége.

Milyen eszköztárat használjunk hát arra, hogy ezt a 7 másodpercet a lehető legjobban ki tudjuk használni? Itt lép be a képbe az etikett és protokoll tucatnyi hasznos fogása.

Még a bemutatkozás előtt

Mielőtt belépünk egy tárgyalásra, állásinterjúra vagy akár az új irodánkba az első munkanapunkon, fontos, hogy ne egy kellemetlen „bénázással” induljunk. Az ilyenkor leggyakoribb buktatók:

• Hova menjek?
• Mikorra érkezzem?
• Kit szólítsak meg és hogyan?

Tervezzük meg pontosan, hogy milyen útvonalon induljunk, és lehetőleg 2-3 perccel a megbeszélt időpont előtt érkezzünk. Természetesen ne késsünk, de éppen olyan udvariatlan, ha már 10 perccel a megbeszélt időpont előtt ott toporgunk az ajtóban. Ilyenkor inkább sétáljunk kicsit a környéken, vagy ha nagyon hideg van, kérjük meg a titkárnőt, hogy még lehetőleg ne jelentse be az érkezésünket.

Apropó titkárnők. Ismerős az érzés, mikor belépsz valahová, tucatnyi ember vesz körül, és nem tudod, hogy kit szólíts meg? Ilyenkor a legjobb, amit tehetsz, hogy a legjobban pozícionált asztalnál ülő emberhez mész oda bemutatkozni és elmondani, hogy kihez és miért jöttél. Természetes, ha az ember ilyenkor megtorpan, de a pár másodpercnél hosszasabb toporgás már a határozatlan ember benyomását kelti, és könnyen visszajut utólag a tárgyalópartnered fülébe.

Bemutatkozunk

Alapvetőnek tűnik, de mégiscsak le kell írnunk, hogy mikor belépünk valahová, akkor kopogjunk: a „kopogás-kultúra” sokaknál több sebből vérzik. Habár szerencsére maga a kopogás mindenkinek evidens, az ajtó simogatása vagy éppen döngetése nagyon gyakori hiba. Nem is sejtjük, mennyi mindent elárul a bent ülő félnek az, hogyan kopogunk és nyitunk be az ajtaján.

Épphogy hallható kopogás után bedugjuk a fejünket a résnyire nyitott ajtón, majd utánapréseljük magunkat? Nehéz lesz visszatornázni magunkat egy komolyan vehető tárgyalópartneri szintre, és már szinte veszítettünk is azon az állásinterjún, ahol „határozott, nyitott személyiségű kollégát keresnek”.

Megdöngetjük az ajtót, és egy erőteljes mozdulattal becsörtetünk? Az első 7 másodpercünkből hetet fog a másik fél a megdöbbenésének palástolásával tölteni.

Két jól hallható koppantás után határozott, de nem gyors mozdulattal nyissuk ki az ajtót, és sétáljunk be rajta. Két másodpercet pozitív mérleggel zártunk, nézzük, hogyan használjuk fel a maradék ötöt.

Kézfogás és szemkontaktus

Sokan nem veszik figyelembe, hogy a szemkontaktus a kézfogás és a bemutatkozás szerves része. A szemkontaktussal bizalmat keltesz, érzékelteted a másikkal, hogy figyelsz rá. Az emberek legnagyobb része 3 másodperc után elkapja a szemét a másikról, pedig maga a szemkontaktus épp innen kezdődik.

Szintén komoly hiba, ha rögtön rárontunk a másikra kinyújtott kezünkkel és nevünkkel, mielőtt vendéglátónk kezdeményezhetne. A kezét mindig a fogadó fél nyújtja, és ezt követi a bemutatkozás, melyet az érkező kezd. Figyeljünk, hogy ne egyszerre hangozzanak el a nevek, amiből aztán egyik fél sem ért semmit.

És el ne feledkezzünk kivesézni a két idegen közötti bemutatkozás mumusát: a kézfogást. Ahogy már jeleztük, a fogadó fél nyújtja először a kezét (nem kell megsértődni, ha nem nyújt kezet a másik, nem mindenki szereti), de hogyan fogjuk meg?

Vannak a gyilkos ujjropogtatók, akik határozottságukat kézfogásukkal szeretnék (túlzottan is) megerősíteni. Legtöbbször a fogadó fél ezt a határozottságot udvariatlanságnak fogja fel, kellemetlenül érinti, hogy egy ember, akivel most találkozott először, fizikai fájdalmat okozott számára, legyen ez a fájdalom bármily csekély.

Úgy gondolom, hogy mindannyian ismerjük a kézfogások másik típusát, amely a közismert „döglött hal” néven szedi áldozatait. A másik bágyadt, erőtlen kézfogása, ami inkább csak egy gyors érintés, határozatlanságot fejez ki, és ezen felül tapasztalatlanságra is következtethet a másik fél, hiszen ez a fajta kézfogás a kezdő tárgyalók jellegzetes hibája.

Mindenek kezdetén a „Mit vegyek fel?” kérdése

Megérkeztünk 2 perccel a tárgyalás kezdete előtt, megtaláltuk a titkárnőt, aki bejelentett, határozott kopogás után ugyanolyan határozottan beléptünk, felvettük a szemkontaktust a másik féllel, és eleresztettünk egy megnyerő mosolyt. Elfogadtuk a felénk nyújtott kezet, jól hallhatóan és tagoltan bemutatkoztunk, miközben gyors és határozott, de nem erős kézfogást váltottunk. Vége a 7 másodpercünknek, tökéletesen vizsgáztunk. Mivel szerezzünk extra pontokat?

A külsőségek bizony számítanak. A megjelenésünk természetes és fontos összetevője mindaz a határozottság és magabiztosság, amiről eddig szót ejtettünk, így javasolt, hogy ne kopott farmerben és lógós pólóban jelenjünk meg, mert a 7 másodpercünk 1-re redukálódik, és gyorsan el is illan.

A (nőknél mindennapos) mit vegyek fel kérdésre néhány tipp:

• Férfiaknak sötét öltöny és fehér ing, visszafogott mintájú nyakkendő. Az óra és a névjegykártya minősége státuszszimbólum, így magas szintű vezetők fontos, hogy erre is figyeljenek.
• Hölgyeknek kosztüm, melynél fontos, hogy a dekoltázs és a vállak fedve legyenek, a harisnya az üzleti protokoll szabályai szerint nyáron is kötelező. Az ékszerek mindig visszafogottak és jó minőségűek.

Persze napjainkban sok szabály „oldódott” az üzleti etikett és protokoll, az üzleties megjelenés terén is. Sok cég a modern és fiatalos légkört vezetői megjelenésével is igyekszik képviselni, így ma már nem kell elámulni, ha egy jónevű start-up vezetője öltönyben és tornacipőben fogadja tárgyalópartnerét.

Ezekre a változásokra is segít felkészülni, ha tisztában vagyunk az üzleti etikett és protokoll alapjaival, így könnyebben alkalmazkodunk az ettől eltérő trendekhez is, és be tudjuk azonosítani „lazább” tárgyalópartnerünk cégkulturális üzenetét és önkifejezését.

Megismerné a telefonálás alapszabályait, vagy éppen a nemzetközi protokoll előírásait is? Nem biztos abban, hogyan vegyen részt egy üzleti vacsorán, vagy mit illik viselni egy rendezvényen?

Március 22-i Üzleti etikett és protokoll tréningünk segít a résztvevőknek abban, hogy megismerjék a tárgyalásokon és közönség előtt való megjelenés alapvető szabályait, viselkedésükkel tudatosan tudják alakítani a róluk kialakult képet.

---

Kérdéseivel, ajánlatkérésével forduljon bizalommal kollégáinkhoz!