Már megint meeting? – A kérdés pozitív is lehet.

Kisebb vagy nagyobb szervezetben dolgozunk, meetingnek vagy megbeszélésnek hívjuk, teljesen mindegy – ezek a csoportos összeülések a legtöbb ember számára az időrablás magasfokát testesítik meg. Mit tehetünk, hogy ez ne így legyen?

A kezdeti lépések

Meetingeket összehívni nagy felelősség, amely minden esetben pontos mérlegelést és tervezést igényel. Szervezőként figyelembe kell vennünk a következő szempontokat:

1. Mi a meeting célja? Ha nem akarunk döntést hozni vagy nincs konkrét forgatókönyv a fejünkben, ami A pontból B-be vezet, és a többiek véleményére, validálására van szükségünk hozzá, bele se vágjunk.
2. Kialakulhat párbeszéd? Ha vezetőként arra használjuk a meetinget, hogy kinyilatkoztatunk, megállapítunk, monológokat adunk elő dialógusok helyett, az eredmény éppolyan egyoldalú lesz, mint a megbeszélés maga.
3. Mennyi? Maximum 1 óra. Vagy a 45 perc még jobb, ne nyújtsuk a megbeszéléseket, mert ha nem a kávégép mellé tervezzük az eszmecserét, a csoport hatékonysága az első óra után meredeken zuhanni kezd.
4. Kiket hívunk? Akiket elhívtunk a megbeszélésre, tényleg érdemben hozzá tudnak tenni a témához, kompetensek az adott kérdésben, van döntési jogkörük? Ne hívjunk meg olyan embereket, akik előreláthatóan csöndesen végigszunyókálják a meetinget, mert rombolják a többiek hozzáállását is.

Ha mindezek figyelembevételével összeült a csoport egy külön erre a célra kiszemelt tágas, világos, levegős irodában, ahol nem trappol végig mindazon kollégáink sokasága, akik nem hivatalosak a meetingre, és nem csörög be a telefon ezernyi üggyel-bajjal, nos akkor még mindig csak az elején tartunk. Viszont legalább jól kezdtünk.

Beszéljük meg!

A meetingek egy vezető vagy facilitátor nélkül könnyen képesek olyan ingoványos talajra tévedni, mint a már említett hosszú és unalmas monológok vagy egy kiélezett vita, ami talán nem is köthető az aznapi témához. Tartsuk hát kordában az indulatokat, és ebben a helyzetben kiemelten fontos, hogy használjuk az asszertív kommunikáció technikáit.

Vonjunk be mindenkit. Egy meeting aktív tagokból kell, hogy álljon, akik kifejtik és képviselik saját véleményüket és érdekeiket. Nem gond, ha a tagok között vita alakul ki, de figyeljünk, hogy ez ne fajuljon vitatkozássá. Erre a legjobb eszközünk az általánosítás elkerülése, az én-üzenetek közvetítése, és hogy elfogadjuk azt az alapvető szabályt, hogy

a meetingen az adott témában az adott témáért felelős munkatársak vesznek részt.

Tehát nem Józsi, aki folyamatosan megissza az utolsó pohár főzött kávét, és nem készít újat. Nem Marika, aki sose válaszol az e-mailekre. És nem a főnökünk, aki múlt héten is leszidott egy egészen más ügy miatt. A meetingeknek van egyfajta projekt jellegük, amikor az adott témában érintett kollégák megoldást keresnek az adott kérdésre. Ez az asszertív kommunikáció alapja is, hiszen egy adott vitában nem azt vágjuk a másik fejéhez, hogy

„Elegem van abból, hogy mindig ezt csinálod.”

hanem azt, hogy

„Kimondottan rosszul esik, amit most csináltál.”

A másik nem veszi támadásnak, nem érzi magát sarokba szorítva, melyre csak két választ adhat: agresszíven visszatámad vagy meghunyászkodik, és belül emészti magát.

Kérdezzük meg, hallgassuk meg!

A megfelelő én-üzenetekkel már sínen is lehet a meeting, csak vonjunk be mindenkit. Erre tökéletes megoldás a – szintén az asszertív kommunikáció eszköztárába tartozó – kérdezéstechnika. Ez a témakör egy nagyobb falat, egy másik cikkünkben még részletesen ki fogjuk fejteni, azonban néhány, a meetingekhez tökéletesen köthető, alapgondolatot nézzünk meg:

1. Legyen egy bemelegítő körkérdés mindenkihez, hogy bevonjunk minden jelenlévőt, és megtörjük a jeget. Ez a tréningeknél jól bevált módszer sok-sok hasznos és értékes percet ad nekünk, ami egyébként kínos feszengéssel telne.
2. Nyitott kérdésekkel dolgozzunk a brainstorming folyamatában. Az eldöntendő kérdéseket hagyjuk a meeting végére, amikor az előzetesen átbeszélt lehetőségek közül választanunk kell.
3. A kérdésbe ne foglaljuk bele a választ! Nincs demotiválóbb, mint ha tudjuk, hogy mit várnak tőlünk, de ezt burkoltan teszik. A passzív vagy agresszív ellenállás borítékolható.
4. Tilos a „Mi a baj?” kérdés. Adott esetben az egész meetinget felülíró viták kirobbantója ez az egyszerű kérdés. Mindig mindenkinek van valami baja, és ha nincs, ez a kérdés a legjobb buzdítás arra, hogy csináljon magának. Megoldásfókuszú kérdésekkel dolgozzunk, mint a „Hogyan képzeled ennek a kérdésnek a megoldását?” vagy „Mi a javaslatod a megoldásra?”.

A kérdéseket feltettük, a következő hibaforrás az, ha nem figyelünk a válaszokra. Az értő vagy aktív figyelem minden kommunikáció alapja, már az általános iskolai tankönyvekben ott érezzük kimondatlan jelenlétét az „adó-vevő-üzenet-csatorna” kommunikációs nyelvtan példáinkban. Figyelem nélkül a kommunikáció súlytalanná válik, és akkor az általunk teremtett helyzet, jelen esetben a meeting, léte kérdőjeleződik meg.

• „Miért vagyok itt, ha meg sem hallgatnak?”
• „Számít egyáltalán a véleményem itt vagy akár az egész szervezetben?”
• „Gúnyt űz belőlem az érdektelenségével?”

És kész is a konfliktus, ami jelentkezhet konkrét vitában vagy a passzív hallgatásból fakadó stresszben. Hallgassuk meg a másikat, ha már odahívtuk a megbeszélésre, és jelezzünk is vissza neki. A pozitív és negatív visszajelzésektől nem kell félnünk, hiszen ha alkalmazzuk az asszertivitás alapelveit, tehát tárgyilagosan, világosan és logikusan fogalmazzuk meg a mondanivalónkat, akkor minden minket ért támadást hárítani tudunk, és a saját érdekeinkből nem kell leadnunk akkor sem, ha a másik érdekeit is figyelembe szeretnénk venni.

A meetingnek vége, mindenkinek köszönöm

Ha mindezeket a lépéseket tudatosan sorra vesszük, minden esélyünk megvan egy hatékony megbeszélésre, melynek a vége egy döntésben éri el csúcspontját. Mindenki elégedetten távozhat, ha véleménye kifejtésére teret kapott, még akkor is, ha nem az ő véleménye nyert, hiszen a véleményét kikérték és meghallgatták, visszajeleztek számára, és logikus magyarázatot adtak, miért is döntöttek másként. Vezetőként vagy facilitátorként mindenkinek köszönjük meg az aktív jelenlétet, és oszlassuk fel a megbeszélést. Az eredményes meetinget követően a tagok még megihatnak együtt egy jó kávét, leszűrhetik a tanulságokat, és a jól végzett munka energiáival felvértezve vethetik bele magukat a következő feladatba. Mindenki jól járt, nem?

Ha az asszertív kommunikációról még többet szeretnél megtudni, ajánlom figyelmedbe korábbi cikkeinket:

• Az építő kritika megfogalmazása
• Asszertív kommunikáció – a bértárgyalás sikerének titka
• Kérdezéstechnika az értékesítésben

És ha mindezt a gyakorlatban is elsajátítanád, ki ne hagyd ASSZERTÍV KOMMUNIKÁCIÓ tréningünket!

---

Kérdéseivel, ajánlatkérésével forduljon bizalommal kollégáinkhoz!