Mentőöv az év végi hajrához

„Soha ne mondd, hogy nincs elég időd. Naponta pontosan ugyanannyi óra áll rendelkezésedre, mint amennyi rendelkezésére állt Keplernek, Pasteurnek, Michelangelónak, Teréz anyának, Leonardo da Vincinek, Thomas Jeffersonnak vagy Albert Einsteinnek.” — H. Jackson Brown

 

Az év végi lezárás és hajrá néhányunkat kevésbé, néhányunkat jobban megvisel. Ilyenkor úgy érezzük, hogy kezd leomlani a teendőinkből épített képzeletbeli tornyunk, kényszert érzünk rá, hogy mindent egyszerre és azonnal oldjunk meg. Gyakran a kapkodásban a legrendszerezettebb kollégáknál is elszakad a cérna, és ki-kifutnak a határidőkből. Ez pedig további feszültséghez vezet még lejjebb húzva az ebben a balszerencse-spirálban célt tévesztett dolgozókat. A túlfeszített és szétcsúszott év végi időszakban világítótoronyként mutat utat az időgazdálkodás legújabb módszere, a GTD.

Sorrendezés, értékrendállítás vagy valami egészen más?

David Allen „Get Things Done” című könyvének 2001-es megjelenése óta immár 28 nyelven hozott forradalomszerű változást az idő- és feladatgazdálkodás területén. A könyv elődei, sőt azóta megjelent trónkövetelői is, rendre beleestek a túlzott komplexitás csapdájába. Ezekkel ellentétben bátran ki lehet jelenteni, hogy a GTD leglátványosabb előnye az egyszerűség.

Az emberi elme nem számítógép, jóval könnyebben jegyzünk meg trendeket, célokat és módszereket, semmint tömör információt. Ez utóbbi feladatot bízzuk inkább egy  jól bejáratott rendszerre, így elég csak egyszer komolyabb energiát belefektetni, hogy összeállítsuk saját kereteinket, és utána néhány pofonegyszerű alapelvet követve hagyjuk, hogy időgazdálkodásunk önmagát menedzselje.

A hagyományos időgazdálkodás alapelve, hogy a lineáris vagy abszolút időszemlélet gyakran szembekerül a nem folytonos, vagyis élmény alapú időszemlélettel. Ez egyszerűen megfogalmazva annyit tesz, hogy bár tisztában vagyunk az idő abszolút értékével (pl. 1 óra), de egészen máshogy éljük meg azt különböző tevékenységek végzésénél. Nem mindegy ugyanis, hogy évértékelő értekezletet kell tartanunk vagy épp barátainkkal beszélgetünk: ugyanaz az egy óra egyik esetben elillan, másik esetben idegtépő lassúsággal folyik.

A GTD szakít a hagyománnyal és a fent leírt, eddig kiindulópontként kezelt feszültséggel, egész egyszerűen nem foglalkozik. A jól felépített rendszer ugyanis nem tesz ilyenfajta különbséget: ha jól alkalmazunk néhány egyszerű alapelvet, a szubjektív-objektív szemléletkülönbségre fel sem fogunk figyelni. Egyszerűen csak jól fognak menni a dolgok.

Az alapok egyszerűek, a rendszer mindössze 5 lépésből áll:

• Rögzíts!
• Tisztázz!
• Rendszerezz!
• Reflektálj!
• Cselekedj!

Tehát, legelőször összegyűjtjük mindazokat a teendőket, amelyek megoldásra várnak, tisztázzuk magunkban, hogy mik is azok, megéri-e velük egyáltalán foglalkozni, majd az eredményeket a GTD szerint rendszerezzük. A negyedik lépés talán ez egyik legfontosabb eleme a sornak: az így elkészült listát folyamatosan felül kell vizsgálnunk, ha épp új elem kerül a programba. Az ötödik -lezáró- lépés pedig maga a cél, amiért működtetjük a rendszert: végezzünk a sorban következő feladattal.

Út a „két percek világából” a rendszerezés és kiszervezés felé

Kívülről kapkodásnak, rendszertelenségnek tűnik, ha valaki rövid, gyorsan elvégezhető feladatokat habzsolva ide-oda kap, és csak úgy pörgeti a teendőit. Úgy tűnhet, semmibe sem fog bele igazán, a komolyabb dolgokat halogatja. Pedig a gyakorlott GTD alkalmazó pontosan tudja, hogy mit tesz. Gondoljunk csak bele! Ha elénk kerül egy munka, amit kevesebb, mint két perc alatt meg tudunk oldani, akkor miért lenne érdemes azt arrébb tolni vagy éppen delegálni? Ez a két módszer csak önmagában több lehet mint 2 perc, így egyszerűen nem éri meg tovább bonyolítani a dolgot.

Legyünk túl rajta hamar, élvezzük a gyorsan elvégzett munka örömét, és lépjünk tovább!

Egész más a helyzet, ha több időt kell fektetni egy-egy feladatba, mert ekkor két lehetőségből választhatunk. Ha delegálunk, győződjünk meg róla, hogy könnyen és gyorsan elérhető, szem előtt tartott helyen rögzítsük, hogy milyen feladatot hova adtunk ki, és mikorra várunk belőle eredményt. Ha amellett döntünk, hogy saját magunknak írjuk fel a munkát, akkor a naptárunkba felvezetéskor ügyelni kell rá, hogy csak olyan dolgokat írjunk fel, amelyek tényleg csak aznapra való teendők. Ne kezdjük el olyan dolgokkal sormintázni a füzetünket, amelyek amúgy későbbi időpontokban is elvégezhetők, azok majd a „Következő feladat” szabálya alá kerülnek.

A határidők bibliája

A projekt, azaz a GTD definicíójával az egy éven belül elvégezhető, többlépcsős munkafeladat elég ijesztő lehet, ha azt csupán egy teljes egészként jegyezzük fel naplónkba. A teljes széttagolás segít átlátni a helyzetet, de igazából még ez se feltétlen szükséges. Elég csak egyszer átnézni a projektet, és mindig csak az első (következő) lépést ütemezni.

Az eredmény borzasztóan egyszerű és mégis (vagy éppen ezért), végtelenül praktikus. Külön-külön lesz

• delegált feladatok listája
• határidőnapló
• projektek gyűjteménye
• és következő feladatok tárháza,

amiből könnyen átláthatjuk, hogy az adott időpontban éppen mivel érdemes foglalkozni.

A GTD 2001-es kiadása után New Yorkból indult világhódító útjára, hazánkban 2005-ben vetette meg a lábát. Egyszerű, de nagyszerű elveit a tréningvilág már bevett módszerként alkalmazza. Időgazdálkodás tréningünk hasonlóképpen a legjobban bevált módszereket kínálja a résztvevőknek, ezért ha 2018-ban Ön is javítana időgazdálkodásán, látogasson el 1 napos nyílt tréningünkre, és tapasztalja meg első kézből, milyen a hatékony, jól szervezett feladatmenedzsment!

 

---

Tréninggel kapcsolatos kérdéseivel keresse bizalommal kollégáinkat!