Takarítsunk veszteséget! – Az irodai 5S alapjai

Megtörtént már Önnel is, hogy egy olyan dokumentumra bukkant, melyről nem tudta eldönteni, hogy fontos lehet-e még, ezért inkább eltette a fiókba, szekrénybe vagy csak otthagyta az asztalon? Ez a papírdarab általában mindig „az első”, amire jön a második, a harmadik „majd jó lesz ez még valamire” dokumentum (vagy régi dosszié, vagy kupak nélküli filc, és sorolhatnánk). A papírjaink halomban állnak, amit leverünk és ez zavaró, de ott maradt, úgy tűnik, örökre.

Pont ezeket a „veszteségeket” előzzük meg, ha irodai magatartásunkba és rendszerünkbe bevezetjük azt az 5S módszert, ami a  gyártó cégeknél évtizedek óta jól működik. Hiszen végül is mindegy, hogy egy marógépet olajozunk, vagy a billentyűzetünket tisztítjuk meg rögzített időközönként – az elv ugyanaz marad.

Mi az az 5S?

Az 5S módszer a LEAN eszköztárának egyik legsikeresebb eleme. Az 5 darab S betű kifejtve először ijesztően bonyolultnak tűnik, de ne dőljünk be a japán nyelv keltette riadalomnak. Az 5S az úgynevezett „józan paraszti ésszel” takarítás, szelektálás és a rend fenntartása. És hogy melyik S melyik fogalmat takarja, azt egy rövid táblázatban bemutatjuk.

Seiri	A munkahelyen lévő szükséges dolgok meghatározása, a szükségtelen dolgok eltávolítása.
Seiton	A dolgok pontos és célszerű helyének kialakítása, feliratozása, jelölése, áttekinthető elrendezése.
Seiso	Tisztítás, takarítás a munkahelyen és környékén.
Seiketsu	Fenntartás (a kialakított rend és a tisztaság fenntartása), szabványosítás.
Shitsuke	Az előző 4 S beépítése a vállalati kultúrába, önfegyelem.

Persze azt mondhatnánk, hogy mire ez a nagy felhajtás, takarítani mindenki tud, na meg nagyobb vállalatoknál ezért alkalmaznak takarítókat. Takarítás és rendszerezés, kosz és veszteség között nagy a különbség, és itt a veszteségek eltűntetéséről beszélünk.

Veszteségek az irodában

A lean 7+1 veszteséget különböztet meg, melyek megoldására az 5S csak az egyik, de egyszerű alkalmazhatósága miatt a legelterjedtebb, lean eszközünk. Hogy megkapjuk a megoldásokat, először válaszoljuk meg azt a kérdést, hogy: melyek az irodai nyelvre lefordított veszteségek?

1. Túltermelés: Túl sokszor másolt vagy nyomtatott dokumentum, irathalmazok mindenhol, vagy épp feleslegesen túl sok információ az ügyfélnek, a kollégának, a beosztottnak. Mind-mind veszteség időben, értékben, munkában, hogy a CSR értékekről már szót se ejtsünk a papírhulladékok miatt.

2. Várakozás: Napok telnek el, mire megkapunk egy választ az elküldött kérdésünkre? Fél órás sor áll az egyetlen fénymásoló előtt? A vezetőnk még mindig nem írta alá az asztalára tett kérvényünket? A várakozás a legbosszantóbb veszteség.

3. Szállítás: Elvesznek a kollégánkra bízott dokumentumok, folyamatosan új irodai eszközöket kell kérnünk a beszerzéstől/titkárnőtől, mert eltűnt egy újabb toll, láthatatlanná vált még egy tűzőgép? A dolgok néha nem jutnak el A-ból B-be, nekünk pedig a hajunk hullik ki.

4. Felesleges műveletek: Meetingek napjában többször. Beszámolók. Felesleges, de kötelező sablonok kitöltése. Ne is soroljuk tovább.

5. Készlet: Utaljunk vissza az első bekezdésünkre: a felesleges iratok halmozása, főleg, ha olyan helyen tároljuk őket, ami zavaró, szintén veszteség. Ugyanígy veszteség az olvasatlan e-mailek felhalmozása, a felesleges üzenetek megtartása. Az e-mail fiókunk az egyik legnagyobb veszteségforrás.

6. Mozgás, felesleges mozdulatok: A sokadik emberhez kapcsolt hívás egy feladattal, ami látszólag senkihez nem tartozik. A másik irodában, vagy épp emeleten, elhelyezett fénymásológép. A kolléga, akivel szorosan együtt kell működnünk, de az épület egészen más részében dolgozik.

7. Ellenőrzés, hibajavítás: Ide tartoznak az adatbeviteli hibák, a hiányzó információk és specifikációk, az elvesztett feljegyzések. Ha téves vagy hiányos adat kerül például egy formanyomtatványra, akkor azt újra ellenőriznünk kell, vagyis újra elő kell vennünk és dolgozni vele.

+1 Kihasználatlan szellemi potenciál: Talán a legnagyobb veszteség. A rosszul leosztott feladatok, a munkában rejlő szakmai kihívás hiánya vagy épp egy megugorhatatlan feladat hosszú távon motiválatlanná teszi dolgozóinkat, és jön a cégek legnagyobb mumusa: a fluktuáció. Ha már itt tartunk, az 5S nem segít, de a megelőzésben nagyon is hasznos lehet.

Takarítsunk veszteséget, de hogyan?

Ha a 7+1 veszteségből legalább kettő az Ön munkahelyén is jelen van, akkor az irodai 5S nemcsak egy érdekes téma, de nagyon hasznos lehetőség is egyben. Hiszen hogyan másképp előzhetnénk meg a szállításból fakadó veszteséget, mint ha mindennek kijelöljük a helyét, és oda tesszük vissza? Vagy van-e egyszerűbb módja a várakozás megszüntetésének, mint egy rendszerszinten jól működő ütemterv?

Az 5S az alapoktól kezd, hiszen minden azzal kezdődik, ami adott. Nézzünk szét magunk körül, állapítsuk meg, hogy mire van szükségünk, és mire nincs. A tér, amiben szétnézünk, lehet az íróasztalunk, az e-mail fiókunk, az egész iroda, a teljes vállalat, de kicsit szabadon értelmezve, akár egy teljesítményértékelés eredménye is. Ha megvannak a veszteségek, elkezdjük rendszerezni őket, megjelölni, hogy mire van szükségünk, mire nincs. Kijelöljük a dolgok helyét, és fenntartjuk azt az állapotot, amikor minden rendben van, minden megfelelően működik. Ha ezt tartani tudjuk, akkor beépítjük abba a vállalati kultúrába, melyben élünk, és amelyet szeretnénk éppen olyan rendben és rendszerben tudni, mint ahogy az íróasztalunkon sorakoznak a dolgok: megnyugatóan átláthatóan.

Ehhez a célhoz szeretnénk közelebb vinni partnereinket 5S az irodában tréningünkkel, hiszen a rendben lévő munkakörnyezet és a hatékony munkavégzés közötti összefüggés tagadhatatlan. Az 5S által elért eredmények nemcsak régi munkatársainknak jelentenek majd könnyebbséget, de az új munkaerő toborzásában és megtartásában is komoly szerepet játszik a letisztult és logikusan kialakított munkakörnyezet, mely ugyanilyen vonzó vállalati kultúrát sugall.

Hogyan működik ez a gyakorlatban?

Az alábbi videón egy 4 órás irodai 5S akciót kísérhetnek végig (gyorsítva!), melyből sok hasznos és gyakorlatias ötletet kaphatnak. Az elsajátításhoz pedig várjuk Önöket következő nyílt tréning csoportunkba!

---

Tréninggel kapcsolatos kérdéseivel keresse bizalommal kollégáinkat!