Gyakran találkozunk azzal a közhelyes kifejezéssel, hogy erre vagy arra nincs időnk. Az ember hajlamos ilyenkor azt hinni, hogy az idő olyan, mint valami valuta: elkölthető, be- és felváltható. Ez a tévedés komolyan kihathat a személyes és szervezeti eredményességre is. A hatékony időgazdálkodás folyamatának tudatos irányításához kulcsfontosságú megdöntenünk néhány közhelyes tévhitet az alábbi tézisekkel.
I. Az idő nem átcsoportosítható erőforrás.
„Majd holnap megcsinálom… akkor lesz majd rá időm.”
Ezzel a gondolattal mindannyian együtt élünk, holott igazából hamis képet mutat az idő valós jellegéről. Ha objektíven igyekszünk szembenézni az idő múlásával, megállapíthatjuk, hogy pontosan annyi és csak annyi időnk van, amennyit ki is töltünk. A nap 24 órájából nem tudunk se lecsípni, se (megspórolt készleteinkből) hozzáadni. Ha azt gondoljuk, hogy valamire nincs időnk, legtöbbször csupán arról van szó, hogy prioritási listánkon az adott program nem kerül fel a ténylegesen elvégzendő teendők közé. Egyszerűen nem volt elég fontos.
II. Az időt kitölteni csak a jelenben tudjuk. A tervezés csupán jól alkalmazható döntéshozási illúzió.
„Jó lenne időt szakítani rá… ezzel sok időt spórolnék!”
A naptár az egyik legfontosabb használati tárgyunk: egy bejegyzéssel időpontokat foglalunk le, szervezzük a jövőnket. Egy sűrűbben összerakott programra tekintve az az érzésünk támadhat, hogy minden percünket „elköltöttük”, és így nincs már hová beszorítani újabb dolgokat. Ez viszont azon a saját magunk felé közölt illúzión alapszik, hogy a döntéseinket a naptárba írással kőbe is véstük. Sőt, ha egy-egy feladatot végrehajtunk, azt sokszor abban a hitben tesszük, hogy ezt már korábban leegyeztettük, így nincs már módunk alóla kibúvást találni. Ez tévedés. A döntést mindig a jelenben hozzuk, a korábban eltervezett program csupán emlékeztető, hogy milyen döntéseket is szeretnénk majd meghozni.
Példa:
Téves: „Múlt héten beírtam a naptáramba, hogy ma az adminisztrációval foglalkozom, tehát kénytelen vagyok most ezt csinálni.”
Valós: „Ugyan beírtam a naptáramba, hogy ma adminisztrációval foglalkozom, de most úgy tűnik, hatékonyabb lennék, ha inkább elmennék a meetingre, így most inkább erre készülök fel.”
A két felfogási mód között jól látható a különbség:
a döntéseket valójában a jelenben hozzuk, a tervezés csupán egy jó forgatókönyv, amit a hatékony időgazdálkodás érdekében fontos néha felülírni. Ezen prioritások vizsgálatát könnyíti meg, teszi átláthatóvá az Időgazdálkodás tréningünk egyik alappillérét alkotó Sürgős – Fontos mátrix is.
- A fenti koordináta rendszer bal felső sarkában sürgős, de nem kulcsfontosságú programokat láthatunk. Elvégzésük elkerülhető, hiszen nincs magas értéke a prioritási listán. Szintén jó megoldás lehet a feladat kiszervezése, ha ezt a sürgős elv alapján hamar el tudjuk végezni.
- Egy sorral alatta a se nem sürgős, se nem fontos pontok csupán zavaró tényezők vannak. Jelentőségük egyelőre nincsen. Ahhoz, hogy ezekkel foglalkozzunk, legalább az egyik tengelyen változásnak kell történnie.
- Fontos, de nem sürgős programnak számít minden olyan dolog, ami a koordináta rendszer jobb alsó sarkában foglal helyet. Ezek általában személyes célok, mások elvárásai nem zavarnak be, így általában mi magunk döntjük el, hogy foglalkozunk velük, vagy későbbre illesztjük be a munkarendünkbe.
- Igazán sürgető és fontos egy feladat, ha a táblázat bal felső sarkába kerül. Ezekre általánosan jellemző, hogy vagy halogatásból erednek, vagy előre nem látható események miatt kerültek a látószögünkbe. Ami itt foglal helyet, azzal azonnal foglalkoznunk kell.
A sürgősség – fontosság vizsgálatával könnyen szembesíthetjük magunkat a saját értékeink mentén alkotott prioritásainkkal. A rendszer egyik tengelye mentén az időbeli távolság látszik: sürgős vagy még várhat a program. A másik dimenzió a fontossági sorrend – vagyis a program mennyire meghatározó pont feladataink között.
A kívánt eredmény és hatékonyság érdekében az időgazdálkodás kritikus szerepet tölt be munkánk során. A megfelelő management lépéseiről, sarkalatos pontjairól és trükkjeiről mély és átfogó ismereteket szerezhet és fejleszthet nyílt Időgazdálkodás tréningünkön!
